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ECM: ALCUNE COSE IMPORTANTI DA SAPERE

ARCHIVIO DEL COGEAPS
Com’è noto, il COGEAPS è il Consorzio fra tutte le professioni sanitarie coinvolte nel sistema ECM (medici, odontoiatri, veterinari, farmacisti, infermieri, ecc.) che ha il compito istituzionale di gestire la banca-dati dei crediti ECM conseguiti dai professionisti sanitari italiani. In pratica si tratta di un organismo di supporto per gli Ordini e Collegi sanitari per la gestione della formazione ECM.
I Provider (cioè i soggetti accreditati dal Ministero o dalle Regioni ad erogare la formazione), una volta concluso l’evento formativo accreditato, sono obbligati (entro 90 giorni dalla fine dell’evento) a inviare al COGEAPS il flusso dei dati relativi ai partecipanti all’evento, in modo da alimentare la banca-dati del COGEAPS affinché sia costantemente aggiornata.
Il COGEAPS è dotato di una struttura di back office che, in aderenza alla normativa vigente e secondo le indicazioni della Commissione Nazionale ECM, è in grado di acquisire al sistema informatico alcune informazioni sulla formazione individuale ECM quali:
- Crediti per formazione effettuata all’estero;
- Crediti per pubblicazioni scientifiche;
- Crediti per autoformazione (solo per i liberi professionisti);
- Crediti per tutoraggio;
- Crediti per partecipazione ad eventi accreditati, ma non trasmessi al COGEAPS dall’organizzatore dell’evento;
- Rettifiche per errori/difformità nei dati trasmessi al COGEAPS dall’organizzatore dell’evento (come detto sopra).
In tutti questi casi, il professionista può segnalare al COGEAPS la propria situazione e chiederne l’acquisizione al sistema informatico nazionale. La relativa modulistica e le modalità di inoltro al COGEAPS sono descritte nella sezione di questo sito dedicata all'ECM.
Una volta ricevuta la segnalazione e/o documentazione da parte del professionista, il COGEAPS valuterà il materiale ricevuto e, se conforme alle prescrizioni della normativa vigente, provvederà ad integrare la posizione del professionista con i dati segnalati. Conseguentemente sarà possibile per l’Ordine, una volta soddisfatto l’obbligo formativo, il rilascio del relativo certificato.

QUANTI CREDITI SERVONO?
Il sistema ECM è strutturato in trienni (adesso siamo nel 2017/2019) e l’obbligo formativo standard è pari a 150 crediti triennali, con alcune variabili. Innanzitutto i professionisti in regola con i crediti formativi nel triennio precedente (2014/2016) possono avvalersi di una riduzione fino a 30 crediti per il triennio corrente ("sconto" di 30 crediti per chi nel 2014/16 ha accumulato almeno 121 crediti; "sconto" di 15 crediti per chi ne ha accumulati da 80 a 120).
Inoltre, per i soli liberi professionisti, è consentito conseguire i crediti in modo flessibile, senza un minimo annuo, purché al termine del triennio il debito formativo venga soddisfatto.
In conclusione, affinché ogni medico abbia esatta contezza del suo personale debito formativo, dovrebbe consultare la propria posizione sul sito COGEAPS www.cogeaps.it (previa registrazione), profilare la propria concreta attività professionale (vedi oltre), integrare eventuali dati carenti e inserire eventuali motivi di esonero o esenzione (vedi oltre) e, una volta forniti tutti questi dati, verificare dal sito quant’è il suo debito formativo. Alla fine del triennio, una volta raggiunto questo livello, il debito formativo potrà considerarsi soddisfatto e sarà possibile ottenere da parte dell’Ordine la certificazione di compiuto assolvimento dell’obbligo formativo.

ESENZIONI ED ESONERI DALL’OBBLIGO ECM
La normativa ECM prevede ipotesi specifiche in cui il medico è esonerato o esentato dall’obbligo di conseguire crediti ECM.
Giustificano l’esonero le seguenti situazioni (che non sospendono l’attività medica):
- Frequenza di un corso di specializzazione universitario, di un dottorato di ricerca, di un master universitario;
- Frequenza del corso di formazione in medicina generale;
- Frequenza dei corsi di specializzazione in psicoterapia promossi da Scuole private riconosciute dal MIUR;
- Frequenza a corsi di formazione e aggiornamento in materia di AIDS.
Sono invece cause di esenzione le seguenti situazioni che sospendono l’attività medica:
- Ipotesi di congedo previste dalla Legge sulla tutela della maternità;
- Aspettativa per gravi motivi familiari;
- Richiamo alle armi;
- Incarico di Direttore Sanitario o Direttore Generale in ASL o AOU;
- Cariche pubbliche elettive;
- Aspettativa per cooperazione sanitaria internazionale;
- Permessi per gravi patologie;
- Assenze per malattia.
In tutti questi casi, sia l’esonero che l’esenzione “vale” 4 crediti al mese o frazioni superiori a 15 giorni.
In presenza di una delle situazioni sopra elencate, il medico è invitato ad inoltrare al COGEAPS (vedasi modulistica su questo sito) la segnalazione del motivo che giustifica l’esonero o l’esenzione, precisando il periodo temporale, in modo che il COGEAPS possa ricalcolare il debito formativo tenendo conto dei periodi da scomputare dal conteggio e ricordando che in presenza di più motivi di esonero o esenzione i periodi si possono cumulare ma non sovrapporre.
Ad esempio, può accadere che un medico nell’arco di un triennio non consegua alcun credito ECM perché iscritto ad una scuola di specializzazione universitaria. Ebbene questa è una situazione perfettamente legittima perché la frequenza della specializzazione esonera dall’obbligo ECM.

OBBLIGATORIETA’ DELL’ECM
Fatti salvi i casi di esonero o di esenzione sopra ricordati, ogni medico e odontoiatra iscritto all’Albo è tenuto ad essere in regola con i crediti ECM, indipendentemente dal settore di attività.
Tuttavia, allo stato attuale, non sono previste sanzioni specifiche per il medico che non abbia conseguito il numero di crediti ECM necessario. Per cui c’è chi dice che l’obbligo ECM sia più morale che sostanziale.
Però bisogna prestare attenzione alle dinamiche del mondo del lavoro.
Per esempio, un medico che non fosse in regola con i crediti ECM avrebbe grosse difficoltà a lavorare, sia come dipendente che come libero professionista, presso strutture sanitarie private o per il volontariato sociale perché sempre più spesso tali strutture richiedono al medico di dimostrare la propria regolarità ECM. Oppure, recentemente, alcuni Enti Pubblici come l’INAIL, prima di conferire un incarico libero professionale ad un medico, pretendono che costui dimostri la propria regolarità ECM, altrimenti si perde il diritto all’incarico.
Infine non bisogna sottovalutare nemmeno il versante legale e assicurativo.
Nel caso in cui un medico cagioni un danno ad un paziente e sia chiamato a risarcirlo, l’eventuale irregolarità ECM potrebbe “pesare” in termini di quantificazione della colpa professionale, col rischio che l’assicurazione si “chiami fuori” proprio per questo motivo.
In conclusione, al di là dell’esistenza o meno di specifiche sanzioni, ogni medico e odontoiatra dovrebbe mantenersi in regola con l’obbligo ECM, sia per non perdere occasioni di lavoro, sia per non subire contestazioni di tipo legale o assicurativo.

ISCRIZIONE ALL’ALBO E CREDITI ECM
I medici e gli odontoiatri, essendo obbligati ad essere iscritti al relativo Albo professionale, sono tenuti ad acquisire i crediti ECM a decorrere dall’anno solare successivo a quello di iscrizione all’Albo. Pertanto, fino al 31 dicembre dell’anno di iscrizione all’Albo, non sussiste l’obbligo di acquisire crediti ECM e se, in tale anno, vengono frequentati corsi accreditati, i relativi crediti ECM non saranno valorizzati.
L’obbligo ECM prosegue ininterrottamente (salvo i casi di esonero o esenzione) fino a che si rimane iscritti all’Albo professionale. Pertanto anche dopo il pensionamento il medico e l’odontoiatra che rimane iscritto all’Albo è tenuto ad acquisire i crediti ECM.

DOSSIER FORMATIVO
Sempre sul sito COGEAPS, ogni medico può volontariamente attivare il proprio Dossier Formativo, cioè dichiarare gli obiettivi formativi che si prefigge di raggiungere, che poi andrà riscontrato con gli eventi effettivamente frequentati.
Al termine del periodo di osservazione, sarà quindi possibile verificare da un lato i fabbisogni formativi attesi e dall’altro la formazione effettivamente ricevuta, in modo da fornire, in primo luogo ai medici ma anche ai soggetti organizzatori di eventi formativi e agli Enti regolatori, informazioni utili ad orientare l’offerta formativa.
L’attivazione del Dossier Formativo è ad adesione volontaria. Chi l'abbia attivato nel 2014/16, beneficia di uno "sconto" di 15 crediti per il triennio 2017/19.

SPECIFICA ATTIVITA’ PROFESSIONALE
Ogni medico dovrebbe inserire, nell’archivio dati del COGEAPS, alcune importanti informazioni che riguardano la sua attività lavorativa. Infatti la normativa sull’ECM prevede meccanismi specifici di conteggio dei crediti a seconda se il medico svolga attività come libero professionista o come dipendente di struttura pubblica o privata o come convenzionato con il SSN. Inoltre ogni medico dovrebbe specificare qual è la disciplina in cui concretamente opera, perché, anche in questo caso, ci possono essere ricadute diverse sul debito formativo a seconda della disciplina esercitata.
In conclusione, dichiarare la propria concreta attività professionale consente di profilare meglio i dati del medico, adeguando il suo debito formativo alla sua specifica attività professionale.
Tutti i medici e gli odontoiatri sono quindi invitati ad accedere alla propria area riservata del sito www.cogeaps.it e a fornire i dati richiesti.

DIFFERENZA FRA SPECIALIZZAZIONE E DISCIPLINA
Un medico può ben essere specialista in una certa branca, ma esercitare concretamente la professione in un’altra disciplina. Ad esempio, il medico di medicina generale può ben essere anche specialista in una determinata branca, ma se di fatto il suo lavoro consiste nella medicina generale, ecco che quando si iscrive ad un evento formativo ECM deve dichiarare la disciplina esercitata (ossia, in questo caso “Medicina Generale”) essendo irrilevante l’eventuale specializzazione non esercitata.
Allo stesso modo, il medico che è in possesso di più specializzazioni, ma di fatto esercita una ben determinata disciplina, quando si iscrive ad un evento formativo ECM deve dichiarare la disciplina esercitata, non potendosi riconoscere crediti contemporaneamente per due diverse discipline per lo stesso evento formativo.
In buona sostanza: la specializzazione è il titolo accademico; la disciplina è il settore della medicina nel quale concretamente si lavora. Queste due cose possono coincidere (e allora non sorgono problemi) o possono differire (e allora, ai fini del dossier formativo, ciò che conta è la disciplina concreta e non la specializzazione posseduta).

SVOLGIMENTO DI DUE DIVERSE DISCIPLINE MEDICHE
Può anche accadere che il medico eserciti contemporaneamente due diverse discipline mediche. Ad esempio essere medico di medicina generale e lavorare come cardiologo libero professionista. Oppure essere specialista anestesista e lavorare come medico agopuntore libero professionista.
Ebbene in questi casi vale il principio di “attività prevalente” nel senso che deve essere individuata l’attività, fra le due, che impegna maggiormente l’attività professionale. Il medico, quindi, dovrà orientare la propria formazione principalmente e prevalentemente verso l’attività principale esercitata e quindi, se si esercitano due diverse discipline mediche, la formazione ECM dovrà riguardare entrambe le discipline, nel rispetto del principio di prevalenza.

SPECIFICITA’ PER I MEDICI DEL LAVORO
Quando detto sopra trova un limite per i medici competenti in medicina del lavoro. Per costoro, infatti, è il Decreto 81/2008 che fissa il limite minimo del 70% dell’obbligo formativo nella disciplina “Sicurezza nei luoghi di lavoro”.
Pertanto, se ad esempio l’obbligo formativo standard è di 150 crediti nel triennio, il Decreto 81 impone ai medici del lavoro di conseguire almeno 105 crediti (pari al 70%) nella disciplina “Sicurezza nei luoghi di lavoro”.
Se il medico, oltre alla medicina del lavoro, esercita anche una diversa disciplina medica, dovrà fare formazione anche in quest’ultima, fermo restando l’obbligo (seguendo l’esempio precedente) di 105 crediti in medicina del lavoro.

EVENTI REGIONALI ED EVENTI NAZIONALI
I crediti ECM attribuiti da un provider accreditato a livello regionale (per esempio le ASL) hanno valore a livello nazionale e quindi contribuiscono a pieno titolo all’anagrafica dei crediti ECM del professionista.
Se il provider accreditato a livello regionale eroga formazione a distanza (FAD), oppure è accreditato a livello nazionale ma per una sola regione, i relativi crediti ECM potranno essere riconosciuti solo ai professionisti che effettivamente esercitano nella regione di competenza.
Come detto sopra, i crediti conseguiti dai professionisti per la partecipazione ad eventi accreditati, sia regionali che nazionali, vengono comunicati al COGEAPS a cura del provider organizzatore dell'evento (entro 90 giorni dalla conclusione dell'evento) e quindi il medico non è tenuto ad alcun adempimento. Tuttavia, siccome in qualche caso possono accadere disguidi nella trasmissione dei dati, è opportuno che ogni professionista consulti periodicamente la propria posizione sul sito del COGEAPS e, nel caso in cui riscontri l'assenza di crediti di cui ha diritto, può senz'altro segnalare l'anomalia, chiedendone l'integrazione.

FORMAZIONE ALL’ESTERO
Ai professionisti che frequentano corsi di formazione individuale all’estero sono riconosciuti crediti ECM nella misura del 50% dei crediti attribuiti dal singolo evento accreditato all’estero.
Per “estero” s’intendono i Paesi della UE, la Svizzera, gli Stati Uniti d’America e il Canada. Eventuali attività formative svolte in Paesi diversi, attualmente non possono essere oggetto di riconoscimento.
I crediti acquisibili tramite formazione individuale all’estero non possono superare il 50% dell’obbligo formativo triennale. Pertanto nel caso standard di 150 crediti ECM triennali, non più di 75 potranno essere conseguiti all’estero.
Nel caso in cui un singolo evento frequentato all’estero superi i 50 crediti formativi, sono riconosciuti al massimo 25 crediti ECM.
Nel caso in cui nella documentazione prodotta dal professionista sia indicato il numero dei crediti, si applica il criterio della riduzione del 50% fino ad un massimo di n. 25 crediti (come detto sopra), mentre nel caso in cui non sia indicato il numero dei crediti ma siano indicate le ore di formazione, si applica il criterio di un credito ECM per ora di formazione, per poi riconoscere il 50% dei crediti risultanti fino ad un massimo di n. 25 crediti. Infine, nel caso in cui siano riportate entrambe le informazioni (numero dei crediti e numero delle ore di formazione), si applica il criterio più restrittivo (per esempio, se l’attestato riporta 20 crediti per 12 ore di formazione, saranno riconosciuti 6 crediti ECM).
Il professionista, ultimata la frequenza all’estero, dovrà inoltrare la documentazione relativa all’evento (programma, contenuti, etc.) e quella attestante la frequenza e il superamento del test di apprendimento al COGEAPS che, valutata la documentazione prodotta dal professionista, provvederà ad inserire i crediti in anagrafica, secondo i criteri sopra descritti.

AUTO-FORMAZIONE E AUTO-APPRENDIMENTO
Per i soli liberi professionisti è prevista la possibilità di acquisire crediti ECM anche per attività di auto-formazione e auto-apprendimento. Con tali termini si intende:
- l’utilizzazione individuale di materiali durevoli e sistemi di supporto per la formazione continua predisposti e distribuiti da provider accreditati;
- la lettura di riviste scientifiche, capitoli di libri, monografie non predisposti e distribuiti da provider accreditati.
Nel primo caso (materiale formativo approntato da provider accreditati), deve essere prevista una verifica dell’apprendimento, superata la quale al professionista vengono riconosciuti i crediti ECM cui ha diritto, che il provider provvede a comunicare al COGEAPS.
Nel secondo caso spetta al professionista autocertificare al COGEAPS le letture effettuate. In questo caso i crediti ECM per auto-formazione non potranno superare il 10% dell’obbligo formativo del triennio.

ATTIVITA’ DI TUTORAGGIO
Ai tutor che svolgono formazione pre e post laurea disciplinata dalla normativa vigente (tirocinio di internato per gli studenti in Medicina, tutoraggio per l’esame di abilitazione, tutoraggio per il corso di formazione in medicina generale), sono riconosciuti 4 crediti ECM per ogni mese di tutoraggio (per mese si intende un periodo non inferiore a 16 giorni e non superiore a 31 giorni).
Il professionista deve trasmettere al COGEAPS la documentazione attestante la sua attività di tutoraggio affinché possa essere valutata ed inserita in anagrafica.
In ogni caso, i crediti ECM riconosciuti per attività di tutoraggio, unitamente ad eventuali crediti ECM riconosciuti per docenze, pubblicazioni scientifiche o ricerche (vedasi oltre), non possono superare, tutti insieme, il 60% del debito formativo triennale del professionista. Nel caso standard in cui il debito formativo triennale sia di 150 crediti, tale percentuale corrisponde ad un massimo di 90 crediti.
Non possono ottenere crediti per tutoraggio coloro che svolgono istituzionalmente attività di insegnamento, anche eventualmente a titolo gratuito.

ATTIVITA’ DI DOCENZA
I relatori e/o docenti e/o formatori che prendono parte ad eventi accreditati ECM hanno diritto al riconoscimento di 1 credito ogni mezz’ora di lezione e, quindi, di 2 crediti ogni ora di lezione.
Spetta al provider organizzatore dell’evento accreditato comunicare ad AGENAS/COGEAPS i nominativi, oltre che dei partecipanti all’evento in qualità di discenti, anche dei relatori e/o docenti e/o formatori. Il COGEAPS renderà visibili i crediti ECM nell’anagrafica del professionista, nel rispetto dei criteri sopra descritti.
E’ opportuno ricordare che per “docenza” non s’intende l’insegnamento universitario istituzionale, che di per sé non dà diritto a crediti ECM. Infatti anche i professori universitari, come ogni altro medico, sono tenuti ad acquisire i crediti ECM.

ATTIVITA’ DI RICERCA
La partecipazione a studi ed attività di ricerca, per essere rilevante ai fini ECM, deve essere promossa da un provider accreditato, il cui responsabile deve valutare la partecipazione e l’apprendimento dei partecipanti alla ricerca e redigere una relazione scritta sugli esiti della ricerca.
Ai partecipanti possono essere riconosciuti da 1 a 3 crediti per ogni iniziativa di ricerca, in funzione dell’impegno previsto e della rilevanza dell’esito.
Anche in questo caso, come per le attività di docenza, spetta al provider accreditato comunicare ad AGENAS/COGEAPS i nominativi dei partecipanti alla ricerca, per l’attribuzione dei crediti ECM, che poi saranno visibili nell’anagrafica del professionista del COGEAPS.

GRUPPI DI MIGLIORAMENTO
In questa categoria rientrano le attività in cui l’apprendimento avviene attraverso la interazione con un gruppo di pari e la partecipazione a iniziative mirate al miglioramento di un processo, di una situazione, di una procedura.
Qualche esempio:
- gruppi di lavoro/studio finalizzati al miglioramento della qualità, alla promozione della salute, all’organizzazione dei servizi sanitari;
- comitati permanenti di ASL o AOU quali i comitati etici, il comitato per il controllo delle infezioni, il comitato per il prontuario farmaceutico, il comitato HACCP, ecc.;
- gruppi o network professionali con l’obiettivo di generare conoscenza organizzata e di qualità.
Affinché sia possibile riconoscerne la valenza formativa ai fini del rilascio dei crediti ECM è necessario che le attività di miglioramento/studio siano identificate da un provider accreditato con un atto formale (ad esempio, l’atto aziendale della ASL) in cui sia specificato l’obiettivo del progetto, il responsabile del progetto, il numero di partecipanti, la durata e il numero degli incontri previsti. La valutazione di partecipazione attiva e di apprendimento spetta al responsabile del progetto.
Ai fini del riconoscimento dei crediti ECM è inoltre previsto che il gruppo di miglioramento svolga almeno 4 incontri e che sia strutturato con un numero massimo di partecipanti di 20 soggetti.
Ad ogni partecipante al gruppo di miglioramento spetta 1 credito ECM per ogni due ore di partecipazione. Al responsabile del progetto spetta un incremento del 50% (ossia 1,5 crediti ECM per ogni due ore di partecipazione).
Anche in questo caso, come per le attività di docenza e di ricerca, spetta al provider accreditato comunicare ad AGENAS/COGEAPS i nominativi dei partecipanti al gruppo di miglioramento, per l’attribuzione dei crediti ECM, che poi saranno visibili nell’anagrafica del professionista del COGEAPS.